Chaque entreprise doit établir des relations significatives avec sa clientèle afin de la satisfaire et d’améliorer sa fidélité à la marque. Salesforce est une plateforme qui vous permet de gérer les relations clients dans différents services tels que le marketing, les ventes et le service après-vente.
De plus, vous effectuerez des analyses CRM pour obtenir des informations sur les efforts de votre équipe, en savoir plus sur vos clients et déterminer la meilleure façon de les servir. Mais les capacités d’analyse natives de Salesforce peuvent s’avérer insuffisantes, il est donc préférable d’utiliser une application externe telle que Google Sheets.
Cependant, l’exportation manuelle de grandes quantités de données Salesforce peut s’avérer difficile et inefficace. Dans cet article, nous vous montrerons comment connecter Salesforce à Google Sheets afin d’automatiser vos rapports et vos analyses.
Comment connecter Salesforce à Google Sheets – méthodes disponibles
Il existe une fonctionnalité native appelée « Exportation de données » et une application web appelée Dataloader.io que vous pouvez utiliser pour exporter des données depuis Salesforce. Mais nous explorerons également des solutions tierces pour vous aider à automatiser le processus d’intégration. Voici quelques méthodes efficaces pour vous aider à connecter Salesforce à Google Sheets. Nous vous fournirons des instructions étape par étape pour chacune d’entre elles dans une section ultérieure.How to connect Salesforce to Google Sheets – methods available
- Application web Coupler.io et module complémentaire de connexion
Coupler.io est une plateforme d’automatisation des données et des analyses que vous pouvez utiliser pour importer des données depuis Salesforce vers des feuilles de calcul ou des logiciels de visualisation de données. Elle vous permet de configurer des calendriers personnalisés pour votre intégration, par exemple toutes les 15 minutes, toutes les 30 minutes, toutes les heures ou toutes les semaines.
- Connecteur Salesforce de Google
Ce module complémentaire Google Sheets vous permet de connecter Salesforce à votre compte Google Sheets. Vous pouvez importer, mettre à jour et configurer des actualisations automatiques pour vos rapports. Mais vous aurez besoin d’une édition Enterprise, Performance, Unlimited ou Developer Salesforce.
- Exportation CSV avec Data Export et Dataloader.io
Vous pouvez télécharger les tableaux et rapports Salesforce au format CSV grâce à la fonctionnalité native de Salesforce appelée Data Export et à un outil web appelé Dataloader.io. Bien que vous puissiez extraire ou planifier des exportations Salesforce, vous devez tout de même télécharger manuellement les fichiers CSV vers Google Sheets.
- Intégration de l’API REST Salesforce
Vous pouvez utiliser Google Apps Script pour charger des données via des API pour l’intégration de Salesforce à Google Sheets. Cela peut s’avérer assez complexe et nécessite d’écrire une certaine quantité de code pour la configuration.
Comment extraire automatiquement les données Salesforce vers Google Sheets ?
Coupler.io est le moyen le plus pratique d’automatiser le transfert de données de Salesforce vers Google Sheets. Vous pouvez facilement configurer l’intégration une seule fois, spécifier un calendrier personnalisé et accéder facilement à vos données dans la destination. C’est la solution idéale pour l’analyse fréquente ou la création de rapports sur vos données de relation client. Il existe deux façons principales de connecter Salesforce à Google Sheets à l’aide de Coupler.io : l’application web et le module complémentaire de connexion. Nous vous présentons ci-dessous les workflows pour configurer ces deux solutions.
Application web Coupler.io
Cliquez sur « Continuer » dans le formulaire ci-dessous. Il vous sera proposé de créer gratuitement un compte Coupler.io.
- Pour configurer la source, ajoutez votre compte Salesforce et cliquez sur Continuer.
- Ensuite, vous choisirez le type de données. Dans ce cas, nous sélectionnerons Entité de données. Vous pouvez également choisir SOQL personnalisé si vous souhaitez effectuer une requête personnalisée en écrivant SOQL.
L’entité de données vous aide à sélectionner un type de données prédéfini tel que Contacts, Opportunité, Compte, etc.
- Pour les paramètres de base, choisissez une catégorie de données à exporter. Nous utilisons ici Prospect.
Il existe des paramètres avancés pour vous aider à filtrer vos données, mais ceux-ci sont totalement facultatifs.
- Ensuite, vous avez la possibilité de transformer vos données.
Vous pouvez gérer les colonnes et effectuer des actions telles que le filtrage, le tri ou l’ajout de colonnes.
- Pour configurer la destination, ajoutez votre compte Google Sheets et continuez.
Vous pouvez également ajouter une adresse/plage de cellules pour spécifier la cellule à partir de laquelle les données commencent. Vous pouvez définir le mode d’importation sur Remplacer ou Ajouter pour écraser toutes les données existantes dans la feuille ou simplement commencer à la fin de la dernière importation.
- Vous pouvez maintenant enregistrer et exécuter l’importateur. Sur la page de l’importateur, vous pouvez spécifier un calendrier personnalisé pour l’actualisation automatique. Vous pouvez définir l’intervalle, les jours de la semaine, l’heure préférée et le fuseau horaire.
Lorsque vous vérifiez le classeur et la feuille choisis, vous devriez y trouver vos données.
Module complémentaire Coupler.io
Coupler.io fournit également un module complémentaire pour Google Sheets permettant de se connecter à Salesforce. Cette méthode peut vous aider à intégrer directement l’application Google Sheets. Cependant, vous devez créer un compte Coupler.io avant d’établir la connexion. Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour automatiser Salesforce vers Google Sheets à l’aide du module complémentaire Coupler.io pour Google Sheets.
- Commencez par ouvrir une nouvelle feuille de calcul dans Google Sheets. Cliquez ensuite sur Extensions, sélectionnez Modules complémentaires, puis choisissez Obtenir des modules complémentaires.
- Vous verrez alors apparaître Google Workspace Marketplace. Tapez Coupler.io dans la barre de recherche et sélectionnez-le dans la liste des résultats.
- Sur la page du module complémentaire Coupler.io, cliquez sur Installer. Ensuite, plusieurs mini-fenêtres s’ouvriront les unes après les autres. Commencez par autoriser l’installation de Coupler.io, puis choisissez le compte Google avec lequel vous souhaitez travailler. Cliquez ensuite sur Autoriser pour toutes les autorisations requises par le module complémentaire. Une fois l’installation terminée, vous devriez trouver Coupler.io parmi les modules complémentaires.
- Allez dans Extensions, sélectionnez Coupler.io, puis cliquez sur Ouvrir le tableau de bord.
- Une barre latérale s’ouvrira sur le côté droit de la feuille de calcul.
- Cliquez maintenant sur Ajouter un importateur. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, dans laquelle vous pourrez configurer l’importateur.
Vous allez connecter un compte source, transformer vos données et spécifier la feuille de calcul et la feuille à importer. Vous pouvez également configurer un calendrier pour mettre à jour les importations de données depuis Salesforce vers Google Sheets. Pour obtenir des instructions détaillées, vous pouvez vous reporter aux étapes décrites dans la section précédente.
Remarque : l’application web Coupler.io est le moyen le plus pratique pour connecter Salesforce à Google Sheets. Elle peut également vous aider à exporter Salesforce vers Excel ou d’autres destinations, telles que BigQuery ou Tableau. De plus, vous pouvez connecter Salesforce à Looker Studio. Concernant l’extension Coupler.io, il en existe deux versions : une pour Google Sheets et une pour Microsoft Excel.
Comment importer des tableaux Salesforce dans Google Sheets ?
Puisque nous parlons des modules complémentaires, il serait judicieux d’aborder la manière d’importer des tableaux Salesforce dans Google Sheets à l’aide du connecteur de données pour Salesforce de Google. Il s’agit d’une option gratuite qui vous permet d’importer des données à partir de rapports, de mettre à jour vos données existantes et de configurer des importations automatiques. Voici comment importer des données Salesforce dans Google Sheets à l’aide du module complémentaire de Google :
- Allez dans Extensions, cliquez sur Modules complémentaires, puis sur Obtenir des modules complémentaires. Dans Google Workspace Marketplace, recherchez Salesforce Connector. Vous devriez obtenir plusieurs résultats.
- Sélectionnez Salesforce Connector de Google. Vous serez redirigé vers la page d’installation. Après avoir cliqué sur Installer, cliquez sur Continuer pour autoriser l’installation du module complémentaire. Ensuite, choisissez le compte Google que vous souhaitez utiliser. Cliquez ensuite sur Autoriser pour accorder les autorisations nécessaires. Une fois l’opération réussie, Salesforce Connector sera ajouté à la section Modules complémentaires.
- Cliquez sur Extensions, sélectionnez Salesforce Connector, puis cliquez sur Ouvrir.
- Vous devriez maintenant voir une barre latérale sur le côté droit de la feuille de calcul.
- Cliquez sur Autoriser. Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Si vous n’êtes pas connecté à votre compte Salesforce, vous serez invité à saisir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Salesforce, puis à cliquer sur Connexion. Une fois connecté à votre compte Salesforce, vous serez invité à autoriser l’accès.
- Ensuite, la barre latérale s’actualisera et vous devrez effectuer quelques opérations pour activer l’intégration. Vous devriez voir apparaître des options telles que Rapports, Importer, Mettre à jour, Supprimer et Actualiser. Cliquez sur Rapports pour importer ici les données d’un rapport Salesforce vers Google Sheets.
- Vous allez maintenant saisir un mot-clé et rechercher le rapport exact que vous souhaitez.
Lorsque vous cliquez sur Obtenir les données, une boîte de dialogue vous informe que toutes les données de la feuille de calcul active seront remplacées. Cliquez sur Remplacer pour continuer. Vous pouvez également choisir d’annuler. Revenez en arrière et sélectionnez « Importer dans une nouvelle feuille » si vous souhaitez que vos données Salesforce soient enregistrées dans une toute nouvelle feuille. Vous devriez voir la feuille que vous avez choisie déjà remplie avec les nouveaux enregistrements.
Voilà tout ce qu’il y a à savoir sur l’importation de rapports à l’aide du connecteur Salesforce de Google. N’oubliez pas qu’il existe d’autres actions, telles que « Importer », « Mettre à jour », « Actualiser » et « Supprimer », pour faciliter l’intégration. Il existe certaines limitations, telles que la possibilité de n’extraire des rapports que via l’option sans code et l’actualisation automatique toutes les 4 heures, 8 heures et 24 heures. Vous devrez donc peut-être rechercher une alternative plus flexible, telle que Coupler.io, pour répondre à tous vos besoins d’intégration Salesforce.
Exportation CSV avec Data Export et Data Loader
Explorons maintenant les méthodes manuelles que vous pouvez utiliser pour exporter facilement les données Salesforce. Vous devrez exporter vos données sous forme de fichiers CSV et importer ces fichiers manuellement dans Google Sheets. Il existe deux méthodes principales pour vous aider à y parvenir : Data Export et Dataloader.io.
Exportation de données
Salesforce dispose d’une fonctionnalité native d’exportation de données appelée Data Export. Vous pouvez y accéder à partir de n’importe quelle édition de Salesforce. Nous avons déjà abordé le processus d’intégration de Data Export dans nos méthodes d’exportation Salesforce, mais voici un résumé des étapes à suivre.
- Dans l’interface utilisateur de votre tableau de bord Salesforce, accédez à Configuration dans le menu en haut à droite.
- Vous verrez apparaître une page avec une barre latérale comme celle ci-dessous. Allez dans Administration, cliquez sur le menu déroulant Données, sélectionnez Exportation de données, et vous accéderez à la fonction Service d’exportation mensuelle.
Lorsque vous cliquez sur Exporter maintenant, vous pouvez sélectionner des données spécifiques ou inclure toutes les données, puis cliquer sur Démarrer l’exportation. Cela vous permet d’extraire manuellement des données de Salesforce une fois par mois. Une fois votre fichier prêt à être téléchargé, vous recevrez une notification par e-mail.
- L’e-mail contient un lien vers la page Exportation de données où vous pouvez télécharger le fichier.
- Vous pouvez également utiliser la fonction Planifier l’exportation pour exporter automatiquement les données selon un calendrier mensuel.
Vous allez maintenant sélectionner les paramètres souhaités pour vos exportations Salesforce automatiques. Après avoir sélectionné la fréquence et le type de données, cliquez sur Enregistrer. Le fichier sera alors exporté périodiquement selon le calendrier défini et vous recevrez des notifications par e-mail afin que vous puissiez revenir à la page pour le télécharger.
Dataloader.io
Dataloader.io est une application web que vous pouvez utiliser pour importer et exporter des données depuis Salesforce. Vous pouvez exporter des données au format CSV ou les transférer vers un répertoire sur un serveur FTP, Dropbox, Box ou une base de données. Cependant, la formule gratuite ne vous permet d’exporter que 10 000 enregistrements par mois depuis Salesforce. Un guide complet sur Dataloader.io a déjà été publié, mais en voici un bref résumé.
- Accédez à dataloader.io et cliquez sur « Se connecter avec Salesforce ».
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Nouvelle tâche et sélectionnez Exporter dans les options du menu déroulant.
- Ensuite, choisissez la connexion et l’objet (entité de données) à exporter, puis cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez les champs dont vous avez besoin, ajoutez des filtres et spécifiez l’ordre dans lequel les données doivent être classées.
Cela générera une requête SOQL qui vous aidera à extraire vos données. Vous pouvez également écrire votre propre requête SOQL, mais vous ne pourrez plus apporter de modifications à l’aide du générateur de requêtes. Cliquez sur Suivant pour continuer.
- Ensuite, vous définirez le calendrier, inclurez des paramètres spécifiques et connecterez les destinations.
Dataloader.io vous permet d’exécuter la tâche immédiatement ou d’utiliser la fonction Planifier la tâche pour l’automatiser selon un calendrier horaire, quotidien, hebdomadaire ou mensuel. La section Avancé vous permet de spécifier le format de date, le délai d’expiration et d’autres paramètres. La section Ajouter un dossier de destination vous permet de vous connecter à n’importe quelle destination disponible dans dataloader.io. Enfin, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et exécuter pour lancer la tâche.
Intégration de l’API REST Salesforce à Google Sheets
Salesforce propose l’API REST pour quelques éditions seulement : Enterprise, Unlimited, Developer et Performance. Cela signifie que vous ne pouvez utiliser la méthode API pour connecter Salesforce à Google Sheets qu’avec ces éditions. Nous aborderons ici certaines étapes de la connexion, mais veuillez vous reporter au guide de l’API Salesforce pour obtenir des instructions complètes.Salesforce REST API integration to Google Sheets
- Connectez-vous à Salesforce, passez à Configuration, tapez App Manager dans la barre de recherche, puis cliquez sur Nouvelle application connectée.
- Ajoutez les paramètres de configuration de votre nouvelle application connectée.
Vous devrez remplir des champs importants tels que le nom de l’application connectée, le nom de l’API et l’adresse e-mail de contact. Veillez à cocher les cases Activer les paramètres OAuth et Activer pour le flux de l’appareil. Ensuite, sélectionnez Gérer l’utilisateur via l’API dans la liste des champs OAuth disponibles, puis cliquez sur Ajouter pour l’inclure dans la zone Champs OAuth sélectionnés. Faites défiler la page vers le bas pour cliquer sur Enregistrer, puis sur Continuer.
- Vous devez ensuite obtenir un jeton d’accès et une URL d’instance.
Il existe plusieurs façons d’obtenir ces informations, mais voici une méthode plus rapide. Sur la page des paramètres de l’application connectée, faites défiler jusqu’à la section Jeton d’accès initial pour l’enregistrement dynamique des clients et générez un jeton d’accès initial. Pour l’URL d’instance, ajoutez simplement /services/data à votre URL de connexion comme ceci :
https://yourname-dev-ed.my.salesforce.com/services/data
Vous devrez ajouter une requête SOQL personnalisée à l’URL JSON afin de choisir un type de données spécifique à exporter. Ensuite, vous devrez écrire un script pour l’authentification et l’intégration de l’API. Cela implique généralement un peu de codage, mais peut aider à charger des données en masse depuis Salesforce vers Google Sheets. Nous recommandons une plateforme telle que Apps Script pour le reste du processus d’intégration.
Remarque : la méthode d’intégration de l’API peut être assez complexe, vous pouvez donc envisager d’utiliser un autre connecteur de données pour Salesforce. Mais il est plus facile d’utiliser une plateforme d’automatisation, telle que Coupler.io, pour bénéficier de fonctionnalités plus étendues et d’autres destinations telles que Microsoft Excel, BigQuery et Looker Studio.
Avantages de l’automatisation des données Salesforce vers Google Sheets
Plutôt que d’exporter des données à l’aide de méthodes manuelles et fastidieuses, vous devriez rationaliser l’intégration de Salesforce à Google Sheets. Vous trouverez ci-dessous quelques avantages de l’automatisation du processus.
- Sauvegarde des données
Il est judicieux de conserver vos données dans un emplacement centralisé où vous pouvez facilement y accéder et les consulter à tout moment. Cela vous fait également gagner du temps, car vos données sont exportées automatiquement.
- Analyses en temps réel
Vos données Salesforce étant facilement accessibles dans Google Sheets, vous pouvez effectuer des analyses aussi souvent que vous le souhaitez. Cela vous aide à surveiller et à identifier les domaines à améliorer dans votre CRM.
- Rapports efficaces
La création de rapports devient plus efficace lorsque le processus d’intégration des données est plus court ou entièrement automatisé. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur la création et la structuration de rapports pertinents.
Résumé : intégration de Salesforce à Google Sheets
Les workflows ci-dessus peuvent vous aider à connecter Salesforce à Google Sheets. Mais si vous souhaitez utiliser un processus d’intégration rapide et transparent, vous devriez envisager une plateforme d’automatisation et d’intégration des données telle que Coupler.io. Elle prend en charge plus de 70 sources de données ainsi que les principales destinations vers lesquelles extraire les données. Si vous avez également besoin d’intégrations personnalisées ou d’aide pour l’analyse commerciale, n’hésitez pas à contacter l’équipe de consultants en données de Coupler.io.
Automatisez l’exportation des données Salesforce avec Coupler.io
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